Cách tạo bảng chấm công EXcel dễ dàng, tải bảng chấm công 2025 miễn phí

1. Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công (tiếng Anh là Timesheet) là căn cứ quan trọng để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo dõi ngày công làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của nhân viên. Qua đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá được mức độ chuyên cần, sự tích cực, chăm chỉ của nhân viên và lấy đó làm căn cứ để chi trả lương tháng.

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp không chú trọng vào việc chấm công. Tuy nhiên nếu muốn công ty phát triển lâu dài và ổn định thì việc chấm công là rất quan trọng. Đặc biệt, khi công ty có số lượng nhân sự đông thì việc theo dõi thời gian đi làm và chấm công đầy đủ cho nhân viên là rất cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và  công bằng.

Hiện nay, bảng chấm công Excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng bởi nó dễ thao tác, có đủ tính năng cần thiết. Bộ phận HR có thể dễ dàng theo dõi được thời gian làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận một cách rõ ràng, hạn chế tối đa tình trạng sai sót và gian lận.

2. Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công Excel đơn giản

Để tạo được một bảng chấm công Excel chuyên nghiệp, sử dụng được lâu dài, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện sau đây:

Bước 1: Xác định mô hình bảng chấm công

Trước khi tạo một bảng chấm công, người lập bảng cần xác định nội dung của bảng như thế nào, cần có những mục nào và nên thiết kế như thế nào.

Ví dụ với một bảng chấm công thông thường thì sẽ có những nội dung như:

• 1 file chấm công 13 sheet, 1 sheet liệt kê danh sách nhân viên trong công ty, 12 sheet còn lại chính là 12 tháng làm việc trong năm.
• Ký hiệu chấm công của từng nhân viên, ký hiệu về những ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ nửa ngày….
• Bảng chấm công có đầy đủ thứ, ngày, tháng, các ngày cuối tuần sẽ được đánh dấu để nổi bật hơn.
• Công của nhân viên được chốt vào cuối tháng hoặc tùy theo cách tính của mỗi công ty.

Bước 2: Tạo bố cục các sheet

Cách thực hiện như sau:

• Tạo hai sheet gồm 1 sheet “Danh sách nhân viên” và 1 sheet “Tháng 1“.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để copy toàn bộ nội dung của sheet Tháng 1 sau đó nhấn Ctrl+C.
• Thêm các sheet mới và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để sao chép toàn bộ nội dung cho các tháng từ Tháng 2 – Tháng 12.
• Nên làm nội dung cho sheet “Tháng 1” chỉn chu, chuyên nghiệp để tránh chỉnh sửa quá nhiều lần.

Bước 3: Tạo danh sách nhân viên

Để tạo danh sách nhân viên trong công ty, doanh nghiệp cần các cột thông tin như: Số thứ tự, Mã nhân viên, Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Số CCCD, Ngày ký hợp đồng chính thức….

Khi tạo sheet này bộ phận HR cần lưu ý như sau:

• Nên nhập nội dung bắt đầu từ cột B và dòng thứ 4 trong sheet để dễ dàng liên kết với các sheet khác trong file Excel.
• Với cột ngày tháng năm sinh, hãy định dạng bằng cách: Bôi đen cả cột, chọn Format Cell và ấn Custom, chọn định dạng “dd-mm-yyyy“.

Bước 4: Tạo sheet Tháng 1

Ở sheet này, HR có thể tạo sườn trước rồi thiết lập các mục nhỏ cho bảng chấm công của mình. Những nội dung cần có trong sheet này gồm:

• Tên sheet nằm trong khoảng B3 – E3.
• Tháng năm chấm công ở khoảng B4 – E4.
• Bộ phận ở ô B5.
• Định mức ngày chấm công ở ô B6 – E6.

Lưu ý: Phần này sẽ không bắt buộc theo hướng dẫn như trên, HR có thể thay đổi vị trí tùy theo đặc thù của doanh nghiệp.

Sau khi tạo được các cột với nội dung tương đương, bạn tùy chỉnh độ rộng từng cột, từng hàng sao cho phù hợp và trực quan. Cách điều chỉnh là trỏ chuột ở giữa thanh ngăn cách các cột, hàng ở trong bảng.

Bước 5: Tạo ngày tháng trong bảng chấm công

Đây là bước quan trọng, cách thực hiện cũng khá phức tạp khi làm bảng chấm công Excel nên HR cần hết sức chú ý làm theo hướng dẫn sau đây:

Đầu tiên, ở ô B4, nhập chữ Tháng, ô D4 nhập 1, ô E4 nhập chữ “Năm” và ô F4 nhập Năm.

Thứ 2, tại ô E9 nhập hàm =Date(F4,D4,1) và nhấn chuột phải chọn Format Cell, chọn Custom rồi nhập dd vào ô Type.

Thứ 3, tại ô F9 gõ hàm =E9+1 và ấn Enter, bôi đen ô F9 đến AI9 rồi chọn tiếp Ctrl+R.

Thứ 4, ở ô E10 chọn hàm =IF((WEEKDAY(E9)=1,”CN”,WEEKDAY(E9)) rồi Enter. Tiếp theo hãy bôi đen từ ô E10 đến AI10, chuột phải chọn Format Cell và chọn tiếp Custom. Ở ô Type gõ TGeneral rồi chọn Ok.

Cuối cùng, bôi đen toàn bộ từ E10:E30 đến AI10:AI30, chọn tiếp Conditional Formatting và chọn New Rule. Trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ New Formatting Rule, hãy chọn Use a Formula to Determine Which Cells to Format và nhập =IF(E$9=”CN”,1,0) rồi chọn Format. Cuối cùng, đổ màu đỏ cho nền vào ô và nhấn OK để chủ nhật sẽ có màu nền khác.

Bước 6: Đặt ký hiệu cho bảng chấm công

Ký hiệu công phải khác nhau và có sự đồng nhất giữa các tháng trong năm. Trước tiên HR hãy lập một mục nhỏ dưới bảng tính và viết tên ký hiệu của chúng ra, sau đó bạn nhập từng loại công vào các ô trong mục rồi quy theo trong bảng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo một số ký hiệu được dùng trong bảng chấm công Excel như:

• Đủ công, đi làm đúng giờ, ký hiệu là X.
• Đi làm nửa ngày, nghỉ nửa ngày không phép  ký hiệu là V.
• Nghỉ làm nửa ngày có phép, đi làm nửa ngày ký hiệu P/2.
• Nghỉ làm cả ngày có phép ký hiệu là P.
• Nghỉ cả ngày không lương ký hiệu là K.
• Nghỉ ốm có giấy hưởng bảo hiểm xã hội ký hiệu là O.

Bước 7: Đặt hàm công thức

Người lập bảng sẽ nhập hàm tính theo từng loại công để theo dõi được số buổi mà nhân viên đi làm đầy đủ, nghỉ phép, nghỉ ốm, cụ thể:

• Tại cột AI11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G34).
• Tại cột AK11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G35).
• Tại cột AL11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G36).
• Tại cột AM11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G37).
• Tại cột AN11: Công thức là =COUNTIF(E11:AI11,G38).

(Lưu ý: Hàm có thể thay đổi nếu bạn đặt các ô, cột khác đi).

Khi nhập đủ hàm vào dòng 11, kéo chuột từ dòng 11 đến hết bảng để tự động tính cho những dòng khác. Ngoài ra, HR cũng có thể sao chép sheet chấm công này cho những tháng còn lại trong năm.

3. Tải miễn phí: mẫu bảng chấm công Excel miễn phí mới nhất 2025

3.1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày đầy đủ 12 tháng năm 2025

Mẫu bảng chấm công hàng ngày trên Excel khá phổ biến hiện nay. Với cách này, doanh nghiệp sẽ theo dõi được thời gian nhân viên bắt đầu và kết thúc công việc, cập nhật chính xác tổng thời gian làm việc của người lao động. Bên cạnh đó, mẫu chấm công hàng ngày giúp quản lý theo dõi thời công việc của cấp dưới dễ dàng, từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp.

TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG EXCEL HÀNG NGÀY TẠI ĐÂY

4. “Chấm công thời 4.0”: Phần mềm kế toán MISA SME NET giúp tính toán và tạo bảng chấm công tự động

4.1. Cách chấm công nhân viên bằng bảng Excel ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm!

Có lẽ hơn ai hết, bạn hiểu rất rõ rằng để áp vào tính lương luôn cho nhân viên, một file chấm công Excel đơn giản như thế này là không đủ. Đâu thể chỉ đếm số công và nhân lên là được. Sẽ phải có hàng chục loại dữ liệu khác mà bạn cần phải biết:

• Tháng này có bao gồm ngày nghỉ lễ, tết nào không?
• Ngày nào là nhân viên xin cắt phép, ngày nào là xin nghỉ không lương?
• Liệu nhân viên đó có còn đủ ngày phép để trừ hay không?
• Ngày nào là nhân viên đi công tác thực sự (có xét duyệt của sếp)?
• Nhân viên đó có việc đột xuất nên xin về sớm 15 phút, sếp đã duyệt, có tính đủ ngày công hay không?
• Công ty quy định đi muộn dưới 30 phút thì phạt 50.000đ, từ 30 đến 60 phút thì phạt nửa công sáng, thực sự phải ngồi đếm phút của từng người hay sao?

Tất nhiên những thông tin trên đều có thể được quản lý qua Excel, nhưng là ở trên nhiều file riêng biệt. Khi một chuyên viên C&B tiến hành tổng hợp dữ liệu, họ sẽ phải lần lượt tra cứu và nhập liệu trên hàng chục file thông tin như thế!

Rõ ràng là rất tốn thời gian, công sức mà vẫn thường xuyên xảy ra nhầm lẫn. Ngay cả khi những mẫu Excel đã được thiết kế rất chi tiết thì việc xử lý dữ liệu thủ công bằng tay vẫn luôn tiềm ẩn nguy cơ sai lệch, thậm chí là gặp phải sự can thiệp trái phép từ những đối tượng ngoài!

4.2 Lập bảng chấm công theo buổi trên Phần mềm kế toán MISA SME NET 2023

• Tại phân hệ Tiền lương, chọn chức năng Chấm công bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Chấm công chọn chức năng Thêm).
• Chọn hình thức chấm công là Chấm công theo buổi.
• Thiết lập thời gian cần lập bảng chấm công.
• Tích chọn các phòng ban được chấm công.
• Nhấn Đồng ý, hệ thống tự động sinh ra bảng chấm công với ký hiệu chấm công ngầm định đã được thiết lập trên danh mục Ký hiệu chấm công.

4.3 Lập bảng chấm công theo giờ trên Phần mềm kế toán MISA SME NET 2023

• Tại phân hệ Tiền lương, chọn chức năng Chấm công bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Chấm công chọn chức năng Thêm).
• Chọn hình thức chấm công là Chấm công theo giờ.
• Thiết lập thời gian cần lập bảng chấm công.
• Tích chọn các phòng ban được chấm công.
• Nhấn Đồng ý, hệ thống tự động sinh ra bảng chấm công với ký hiệu chấm công ngầm định đã được thiết lập trên danh mục Ký hiệu chấm công.

Lưu ý

1. Trường hợp muốn chấm công cả ngày thứ 7, chủ nhật hoặc muốn ẩn ngày thứ 7, chủ nhật trên bảng chấm công, vào menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Tiền lương để thiết lập.

2. Để thêm mới hoặc xoá bỏ thông tin về một nhân viên trên bảng chấm công chi tiết, nhấn chuột phải trên bảng chấm công và chọn chức năng Thêm mới hoặc Xoá dòng.

5. Tạm kết

Bảng chấm công là công cụ quan trọng cho bộ phận kế toán và HR để có thể tính toán lương thưởng chính xác và minh bạch cho người lao động trong công ty. Hy vọng qua những nội dung trong bài viết trên đây MISAVIETNAM.COM, doanh nghiệp đã biết cách tạo bảng chấm công trên Excel và tham khảo được các công cụ hỗ trợ tạo bảng chấm công tự động, qua đó tối ưu được quy trình chấm công, tính lương cho nhân viên.