Hướng dẫn cập nhật địa chỉ đơn vị chính xác theo thay đổi địa giới hành chính mới từ ngày 01/07/2025

Từ ngày 01/7/2025, Việt Nam chính thức thực hiện sắp xếp và điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị quyết số 202/2025/QH15 và các nghị quyết liên quan, tạo cơ sở để áp dụng mô hình chính quyền địa phương 02 cấp trên toàn quốc.

Trong bối cảnh này, doanh nghiệp cần phải làm gì để để đảm bảo thông tin phù hợp với danh mục địa giới hành chính mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2025?

 

Doanh nghiệp cần phải làm gì?

• Doanh nghiệp tự chủ động tra cứu địa chỉ mới, cơ quan quản lý thuế mới và cập nhật trên phần mềm.
• Mặc dù việc cập nhật địa chỉ hành chính mới trên phần mềm hóa đơn điện tử không bắt buộc, tuy nhiên doanh nghiệp nên thực hiện thay đổi kịp thời.
• Việc thay đổi đăng ký kinh doanh và mẫu dấu không bắt buộc; doanh nghiệp chủ động thực hiện theo nhu cầu quản lý và hoạt động thực tế.
• Doanh nghiệp không phải thay đổi thông tin đăng ký thuế, Cơ quan Thuế chuẩn hóa tự động địa chỉ đăng ký thuế theo địa chỉ địa giới hành chính mới từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và doanh nghiệp.

Trong trường hợp khách hàng đang sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, phần mềm AMIS Thuế TNCN, chữ ký số MISA eSign và có nhu cầu cập nhật địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính mới thì thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

1. Hướng dẫn cập nhật địa chỉ tại hồ sơ hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice

Cơ quan thuế sẽ cập nhật tự động địa chỉ người nộp thuế theo danh mục hành chính mới (cấp tỉnh và cấp xã) trên Cổng tra cứu người nộp thuế. Trong quá trình này, nếu doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn theo địa chỉ hành chính mới thì cần thực hiện cập nhật địa chỉ tại hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.

1.1. Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

• Bước 1: Trước khi thực hiện cập nhật địa chỉ tại Hồ sơ hóa đơn điện tử, đơn vị cần thực hiện kiểm tra lại địa chỉ đơn vị mình tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

 

• Bước 2: Đăng nhập phần mềm MISA meInvoice
• Bước 3: Vào mục Hệ thống\Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị, nhấn biểu tượng Sửa.

 

• Bước 4: Cập nhật địa chỉ mới nhất của đơn vị, nhấn Lưu.

 

Lưu ý: Nếu cập nhật địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính thì không cần lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

• Bước 5: Kiểm tra lại địa chỉ đơn vị mình tại giao diện lập hóa đơn đã giống địa chỉ cập nhật tại Hồ sơ hóa đơn điện tử hay chưa.

 

• Bước 6: Khi lập hóa đơn, cần kiểm tra lại địa chỉ khách hàng

• • Trường hợp nhập trực tiếp Mã số thuế khách hàng và lấy Tên, Địa chỉ người mua theo mã số thuế tại giao diện lập hóa đơn, đơn vị cần kiểm tra lại thông tin chương trình trả về đã khớp với thông tin người mua hàng trên hệ thống Cơ quan thuế hay chưa trước khi xuất hóa đơn hoặc liên hệ trực tiếp với bên mua để xác nhận địa chỉ mới nhất.
  • Có thể gõ trực tiếp địa chỉ mới nhất của người mua tại giao diện lập hóa đơn.

 

• • Kiểm tra lại hóa đơn nháp trước khi phát hành (cả địa chỉ người mua và người bán)

 

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử đứng đầu danh sách được Tổng cục Thuế lựa chọn TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

1.2. Giải đáp các câu hỏi liên quan đến thay đổi địa chỉ của người mua, người bán do việc sắp địa giới hành chính

Khi thay đổi địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính có cần đăng ký lại giấy phép kinh doanh không?

Theo công văn 4370/BTC-DNTN của Bộ Tài chính: Hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính của Quốc Hội

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh/hợp tác xã/tổ hợp tác đã được cấp, kể cả khi địa giới hành chính có thay đổi.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp/hộ kinh doanh/hợp tác xã/… đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.
• Doanh nghiệp và các tổ chức chỉ cập nhật thông tin địa chỉ trên các Giấy chứng nhận đăng ký nếu có nhu cầu, hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký/thông báo thay đổi các nội dung khác.

Khi thay đổi địa chỉ đơn vị trên Hồ sơ hóa đơn điện tử thì có làm thay đổi địa chỉ đơn vị trên các hóa đơn đã phát hành hay không?

• Khi thay đổi địa chỉ đơn vị trên Hồ sơ hóa đơn điện tử KHÔNG làm thay đổi địa chỉ đơn vị trên các hóa đơn đã phát hành.
• Thông tin địa chỉ đơn vị trên hóa đơn sẽ thay đổi theo địa chỉ mới kể từ thời điểm thay đổi thông tin này tại Hồ sơ hóa đơn điện tử.

Xuất hóa đơn theo địa chỉ nào khi giấy phép kinh doanh chưa kịp thay đổi địa chỉ mới?

Đối với địa chỉ người bán: Theo quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã”.

Đối với địa chỉ người mua: Theo quy định tại khoản 7, điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Như vậy, trên hóa đơn phải thể hiện địa chỉ của người bán và người mua theo đúng địa chỉ ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký thuế…

Để giảm thiểu thủ tục hành chính, Cục thuế sẽ thực hiện cập nhật lại thông tin địa chỉ của người nộp thuế trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới (cấp tỉnh, cấp xã) tại trang tra cứu người nộp thuế và thông báo cho người nộp thuế về việc cập nhật địa chỉ mới, cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua tài khoản giao dịch thuế điện tử, email của người nộp thuế, qua ứng dụng etax mobile của người đại diện pháp luật.

Do đó, từ ngày 01/07/2025, đơn vị cần kiểm tra lại địa chỉ tại trang tra cứu người nộp thuế và thực hiện xuất hóa đơn theo địa chỉ mới. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông báo của Cơ quan thuế cho người nộp thuế về việc cập nhật địa chỉ là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ do Cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ.
• Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người nộp thuế thực hiện thủ tục theo quy định với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

MISA có giải pháp nào hỗ trợ khách hàng cập nhật?

✅ Đối với địa chỉ của người bán

• Khi địa chỉ theo địa bàn hành chính của đơn vị có thay đổi, chương trình sẽ có thông báo tại hình quả chuông để đơn vị nắm được thông tin và làm thủ tục thay đổi thông tin với CQT theo đúng quy định.

 

• Nhấn vào thông báo để xem hướng dẫn.

 

• Cảnh báo tại giao diện danh sách hóa đơn, danh sách hóa đơn máy tính tiền.

 

Lưu ý: Địa chỉ người bán trên hóa đơn đã phát hành trước khi thay đổi thông tin địa chỉ theo Hồ sơ hóa đơn điện tử không thay đổi.

✅ Đối với địa chỉ của người mua

Chương trình đáp ứng tiện ích cập nhật lại toàn bộ địa chỉ khách hàng trên danh mục trước khi xuất hóa đơn.

Bước 1. Kiểm tra lại địa chỉ người mua tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

 

Bước 2: Cập nhật địa chỉ khách hàng tại danh mục

• Vào Danh mục, Khách hàng, nhấn Kiểm tra địa chỉ khách hàng.

 

• Chương trình thông báo đang tiến hành kiểm tra dữ liệu sẽ thông báo lại khi hoàn thành kiểm tra.

 

• Xem thông báo tại hình quả chuông, trường hợp có khách hàng thay đổi địa chỉ, có thể cập nhật lại địa chỉ mới nhất bằng cách nhấn Cập nhật ngay trên thông báo.

 

• Chương trình hiển thị danh sách khách hàng thay đổi địa chỉ so với địa chỉ khai báo tại danh mục kèm thông tin địa chỉ mới được lấy theo dữ liệu trên hệ thống Cơ quan thuế.

• • Tích chọn các khách hàng muốn cập nhật lại địa chỉ.
  • Tích chọn Tôi xác nhận và chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc cập nhật địa chỉ.
  • Nhấn Đồng ý.

 

• Chương trình cập nhật địa chỉ mới nhất của khách hàng trên danh mục.

Bước 3: Kiểm tra lại địa chỉ người mua khi lập hóa đơn

• Trường hợp nhập trực tiếp Mã số thuế khách hàng và lấy Tên, Địa chỉ người mua theo mã số thuế tại giao diện lập hóa đơn, đơn vị cần kiểm tra lại thông tin chương trình trả về đã khớp với thông tin người mua hàng trên hệ thống Cơ quan thuế hay chưa trước khi xuất hóa đơn hoặc liên hệ trực tiếp với bên mua để xác nhận địa chỉ mới nhất.
• Có thể gõ trực tiếp địa chỉ mới nhất của người mua tại giao diện lập hóa đơn.

 

2. Hướng dẫn cập nhật cơ quan thuế quản lý, địa chỉ trên phần mềm AMIS Thuế TNCN

Lưu ý:

• Trường hợp thay đổi thông tin đăng ký thuế làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Không phải do sáp nhập địa hành chính) thì đơn vị thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2, Điều 10, Mục 2. Thay đổi thông tin đăng ký thuế, Thông tư 105/2020/TT-BTC có hiệu lực đến 05/02/2025; Từ 06/02/2025 thì áp dụng theo quy định tại Điều 10, Mục 2. Thay đổi thông tin đăng ký thuế, Thông tư 86/2024/TT-BTC.
• Đơn vị cần nộp các tờ khai đăng ký mã số thuế, đăng ký người phụ thuộc, cần cấp chứng từ khấu trừ, thư xác nhận thu nhập hay các thủ tục thuế khác thì cập nhật địa chỉ hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện nay của người nộp thuế trước khi thực hiện các thủ tục thuế.
• Danh mục cơ quan Thuế quản lý, địa chỉ trên các tờ khai thuế sẽ được cập nhật theo lộ trình nâng cấp phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế.

2.1. Cập nhật thông tin cơ quan thuế quản lý, địa chỉ trên thiết lập thông tin đơn vị và đăng ký dịch vụ thuế điện tử

Trường hợp 1: Đơn vị không đăng ký dịch vụ TVAN trên MISA mTax

• Tại Thiết lập\Thông tin đơn vị: nhấn Chỉnh sửa để Cập nhật địa chỉ mới và cơ quan quản lý thuế mới.

Trường hợp 2: Đơn vị có đăng ký dịch vụ TVAN trên MISA mTax

• Tại AMIS Thuế TNCN: Thiết lập\Thông tin đơn vị: Cập nhật địa chỉ mới và cơ quan quản lý thuế mới.

• Tại MISA mTax:

• • Tại Dịch vụ TVAN MISA: nhấn Ngừng dịch vụ để đăng ký ngừng dịch vụ TVAN. Sau khi hệ thống Thuế điện tử chấp nhận tờ khai đăng ký ngừng dịch vụ TVAN, toàn bộ đăng ký nộp tờ khai điện tử trước đó sẽ bị ngừng theo.

• • Tại Thông tin người nộp thuế: nhấn Sửa để cập nhật địa chỉ và cơ quan thuế quản lý

• • Tại Dịch vụ TVAN MISA: đăng ký lại dịch vụ TVAN. Sau khi hệ thống Thuế điện tử chấp tờ khai đăng ký dịch vụ TVAN thì thực hiện đăng ký tờ khai nộp qua điện tử.

2.2. Cập nhật địa chỉ của hồ sơ người nộp thuế

Tại chi tiết hồ sơ người nộp thuế, sửa Hộ khẩu thường trú và Chỗ ở hiện nay thành địa chỉ mới.

2.3. Cập nhật các tờ khai, chứng từ chưa ký nộp/chưa ký điện tử

• Trường hợp Đơn vị không đăng ký dịch vụ TVAN trên MISA mTax: sau khi chỉnh sửa thông tin đơn vị, Anh/Chị vào chi tiết các tờ khai, nhấn Cập nhật để cập nhật thông tin cơ quan thuế mới, địa chỉ mới. Sau đó thực hiện tải về XML để nộp tại trang Thuế điện tử hay nhà cung cấp TVAN khác.
• Trường hợp Đơn vị có đăng ký dịch vụ TVAN trên MISA mTax: sau khi chỉnh sửa thông tin đơn vị, Anh/Chị vào chi tiết các tờ khai, nhấn Cập nhật để cập nhật thông tin cơ quan thuế mới, địa chỉ mới. Sau đó thực hiện ký điện tử để nộp sang Cơ quan Thuế.

Lưu ý:

• Trường hợp sáp nhập địa bàn hành chính thì đơn vị không cần nộp lại tờ khai thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử. Cơ quan thuế sẽ cập nhật hệ thống bên thuế từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới.
• Chỉ lập tờ khai đăng ký thay đổi khi đơn vị đổi cơ quan thuế quản lý, họ tên/địa chỉ/số điện thoại/email của người liên hệ, chữ ký số.

2.4. Cập nhật mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang sử dụng

Bước này không bắt buộc. Để cập nhật mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang sử dụng, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Trường hợp 1: Cập nhật thông tin đơn vị trên mẫu chứng từ

• Bước 1: Tại Thiết lập\Thông tin đơn vị\nhấn Chỉnh sửa để sửa thông tin đơn vị.

• Bước 2: Nhấn Cập nhật để lưu lại thông tin đơn vị vừa chỉnh sửa.

• Bước 3: Tại Chứng từ khấu trừ thuế\Mẫu chứng từ\Chi tiết chứng từ\nhấn Cập nhật để đồng bộ thông tin đơn vị về mẫu chứng từ. Khi đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin đơn vị lên các chứng từ đã lập nhưng chưa phát hành.

Trường hợp 2: Cập nhật các thông tin khác trên mẫu chứng từ

Trường hợp muốn cập nhật các thông tin khác ngoài thông tin đơn vị như thiết lập chung, hình nền, nội dung. Anh/Chị thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại Chứng từ khấu trừ thuế\Mẫu chứng từ\Chi tiết chứng từ\nhấn Chỉnh sửa để chỉnh sửa các thông tin như thiết lập chung, hình nền, nội dung.

• Bước 2: Nhấn Lưu để cập nhật các thông tin vừa chỉnh sửa trên mẫu chứng từ. Khi đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin vừa chỉnh sửa lên các chứng từ đã lập nhưng chưa phát hành.

2. Hướng dẫn cập nhật địa chỉ trên phần mềm Chữ ký số MISA eSign

Trong quá trình sử dụng chứng thư số USB Token, nếu có phát sinh thay đổi một số các thông tin liên quan để hồ sơ cấp chứng thư số (Tên tổ chức, Địa chỉ của Tổ chức, Họ và tên của Người đại diện pháp luật,…) cần phải thực hiện thay đổi Chứng thư số (CTS) đến MISA.

Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính

Bước 2: Truy cập MISA Token Manager

• Chọn tab Chứng thư, lựa chọn chứng thư số cần gia hạn
• Nhấn nút 3 chấm
• Nhấn chọn Thay đổi thông tin 

 

Ngay lập tức, hệ thống sẽ cảnh báo: “Khi thay đổi thông tin CTS, MISA sẽ cấp lại CTS mới và thu hồi CTS cũ sau 7 ngày trong trường hợp cần cấp lại”.

• Nhấn Đã hiểu để tiếp tục thực hiện

 

Bước 4: Thay đổi thông tin

• Bước thay đổi thông tin
  Tại bước này, thực hiện khai báo lại các thông tin để thực hiện gia hạn và thay đổi thông tin cho CTS
  • Khai báo lại các thông tin (đặc biệt là các thông tin cần thay đổi)
  • Kiểm tra lại các thông tin
  • Nhấn Tiếp tục để chuyển bước thực hiện

 

• Bước nộp giấy tờ mới
  Nếu các thông thông tin thay đổi thuộc nhóm thông tin cần cấp lại chứng thư số, phải cung cấp lại các giấy tờ liên quan theo thông tin đó.
  •  Giấy tờ liên quan đến thông tin tổ chức
  • Thông tin Người đại diện pháp luật/Người sở hữu CTS
  • Ngoài ra, cần phải cung cấp một số giất tờ/văn bản bổ sung
  • Sau khi cung cấp đầy đủ các giấy tờ, nhấn Tiếp tục để chuyển bước thực hiện

 

• Bước ký đơn đề nghị

Hệ thống sẽ lấy lên các thông tin và tự động điền vào đơn đề nghị. Vui lòng kiểm tra kỹ các thông tin trên đơn vì đây là thông tin để cấp chứng thư số mới.

 

• Nhấn Ký đơn

Ngay lúc đó, hệ thống sẽ lấy lên chứng thư số USB Token đang có.

Vui lòng lựa chọn Chứng thư số đang thực hiện thay đổi thông tin để ký. Nhấn OK để sử dụng

 

Lưu ý:

• Trường hợp chọn sai chứng thư số, hệ thống sẽ cảnh báo vào yêu cầu lựa chọn chính xác chứng thư số
• Đối với trường hợp chưa cài đặt MISA KYSO, cần phải cài đặt trước khi thực hiện ký đơn

• Nhập mã PIN của USB Token và nhấn Xác nhận

 

Như vậy, quá trình thực hiện thay đổi thông tin đã thành công. MISA tiếp nhận yêu cầu và vui lòng chờ MISA thẩm định và phê duyệt, thời gian xử lý tối đa 30 phút trong giờ hành chính.

 

Trường hợp, hồ sơ thay đổi thông tin bị từ chối, MISA sẽ gửi email kèm lý do từ chối:

• Kiểm tra kỹ lý do từ chối từ email
• Quay lại MISA Token Manager, nhấn chọn Thay đổi thông tin để thực hiện cập nhật lại một số phần chưa chính xác
• Sau đó thực hiện các bước như theo hướng dẫn đã nói ở trên

 

MISA cung cấp các dịch vụ chữ ký số, chữ ký số từ xa, doanh nghiệp có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn gọi ngay Hotline 0934688991