Cách kiểm tra và gộp sổ BHXH nếu Người lao động Có 2 số bảo hiểm xã hội

Người lao động đã từng thay đổi công việc nhiều lần? Người lao động có đang đóng BHXH ở nhiều nơi? Rất có thể Người lao động đang có 2 số sổ bảo hiểm xã hội mà không hề hay biết. Làm sao để kiểm tra điều này? Và nếu có 2 sổ thật thì gộp sổ BHXH như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp cho Người lao động câu trả lời đầy đủ và chi tiết nhất.

 

1. Làm sao biết mình có 2 sổ bảo hiểm xã hội?

Để kiểm tra xem mình có 2 sổ bảo hiểm xã hội hay không, người lao động có thể tra cứu mã số BHXH – chính là số sổ BHXH – trên Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Cách thực hiện đơn giản như sau:

Bước 1: Truy cập website chính thức tại https://baohiemxahoi.gov.vn/. Trên trang chủ, chọn mục “Tra cứu trực tuyến”.

 

Bước 2: Trong phần “Tra cứu trực tuyến”, nhấn vào “Tra cứu mã số BHXH”.

 

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cần thiết:

• Chọn tỉnh/thành phố nơi bạn đăng ký BHXH.
• Nhập ít nhất một trong các mục như số CMND/CCCD, ngày sinh, hoặc mã số BHXH (nếu biết).
• Điền họ tên

Lưu ý: Các ô có dấu (*) bắt buộc phải nhập.

 

Bước 4: Tích vào ô “Tôi không phải người máy”, sau đó nhấn “Tra cứu”. Kết quả sẽ hiển thị dãy “Mã số BHXH” – chính là số sổ BHXH của bạn.

 

Nếu kết quả trả về nhiều hơn một mã số BHXH, tức là bạn có 2 sổ BHXH.

 

2. Có 2 số BHXH thì nên xử lý như thế nào?

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, mỗi người lao động chỉ được sở hữu một sổ BHXH duy nhất. Nếu phát hiện có 2 sổ BHXH trở lên, người lao động cần làm thủ tục gộp sổ.

Khi người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên, thường sẽ có 2 trường hợp chính với cách xử lý khác nhau:

• Thời gian đóng không trùng, gộp toàn bộ thời gian đóng vào một sổ trên hệ thống, hủy các mã số sổ cũ.
• Thời gian đóng trùng nhau, hoàn trả số tiền đã đóng trùng (bao gồm quỹ hưu trí, tử tuất, bảo hiểm thất nghiệp từ cả NLĐ và doanh nghiệp, không tính lãi).

 

Sổ bảo hiểm xã hội giữ lại ưu tiên theo thứ tự:

• Sổ ở tỉnh khác (liên hệ BHXH tỉnh đó để chốt nếu muốn giảm trùng).
• Sổ đang hưởng hưu trí.
• Sổ liên quan tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
• Sổ còn quyền lợi BHXH/thất nghiệp chưa hưởng.
• Sổ có mức lương đóng cao hơn.

 

3. Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục gộp sổ BHXH

 

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• CMND/CCCD (bản sao có chứng thực và bản gốc để đối chiếu).
• Các sổ BHXH đã được cấp.
• Đơn đề nghị gộp sổ BHXH- Đơn đề nghị gộp sổ BHXH
• Mẫu D01-TS: Kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
• Trường hợp thời gian đóng trùng: Chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh nơi làm việc (hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc…).

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội có thể được thực hiện thông qua đơn vị, doanh nghiệp sử dụng lao động hoặc người lao động tự nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH. Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

3.1 Thủ tục gộp sổ BHXH cho lao động tại đơn vị doanh nghiệp

Trong trường hợp người lao động đang làm việc tại một công ty/doanh nghiệp, người lao động hoàn toàn có thể ủy quyền để công ty thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Sau đây là quy trình chi tiết:

 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gộp BHXH cho người lao động bao gồm: Mẫu TK1-TS; các sổ BHXH; Mẫu kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

Lưu ý:

• Đơn vị có thể nộp chung hồ sơ gộp sổ và điều chỉnh thông tin nếu chỉ thay đổi thông tin cá nhân hoặc quá trình đóng tại đơn vị hiện tại.
• Nếu cần điều chỉnh quá trình đóng ở đơn vị cũ hoặc có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng, phải nộp hồ sơ điều chỉnh trước khi gộp sổ.

Bước 2: Sau khi thu thập xong hồ sơ chuẩn bị của người lao động, đơn vị doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các cách sau:

• Nộp điện tử: Ký số, gửi qua Cổng Dịch vụ công BHXH (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/), tổ chức I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Gửi qua bưu điện.
• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp tỉnh/huyện hoặc Trung tâm Hành chính công.

Bước 3: Nhận kết quả 

Cơ quan BHXH xử lý trong vòng không quá 45 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Kết quả bao gồm sổ BHXH đã gộp và quyết định hoàn trả (nếu có thời gian đóng trùng), được trả qua đơn vị hoặc hình thức đăng ký.

3.2 Thủ tục gộp sổ BHXH của người lao động trực tiếp nộp hồ sơ

Khi người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên và tự làm thủ tục gộp sổ BHXH, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như mẫu TK1-TS, Mẫu D01-TS, các sổ BHXH hiện có.

Bước 2: NLĐ trực tiếp nộp hồ sơ tại một trong các cách sau:

• Cơ quan BHXH nơi đang sinh sống hoặc làm việc.
• Qua bưu điện.
• Nộp điện tử qua Cổng Dịch vụ công BHXH (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/), nếu đã có tài khoản.

Bước 3: Nhận kết quả 

Cơ quan BHXH giải quyết trong không quá 45 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Người lao động sẽ nhận được sổ BHXH đã gộp và tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký, nhận trực tiếp hoặc qua tài khoản ngân hàng.

4. Những câu hỏi liên quan đến việc có 2 sổ bảo hiểm xã hội

Câu 1: Trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội nhưng mất 1 sổ bảo hiểm xã hội có thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH được không?

Trả lời: Nếu người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội nhưng bị mất một sổ, bạn vẫn có thể làm thủ tục gộp sổ. Trong trường hợp này, khi điền Mẫu TK1-TS, bạn cần khai báo cùng lúc 2 nội dung: cấp lại sổ BHXH bị mất và gộp sổ BHXH (gọi tắt là cấp gộp sổ). Quy trình này giúp bạn vừa lấy lại thông tin sổ mất, vừa hợp nhất thành một sổ duy nhất

Câu 2: Gộp sổ bảo hiểm xã hội khác tỉnh như thế nào?

Trả lời: Nếu bạn làm việc ở 2 công ty tại 2 tỉnh khác nhau và có 2 sổ BHXH, bạn cần hợp nhất chúng theo quy định. Cách thực hiện đơn giản như sau:

Theo Văn bản hợp nhất-2089-VBHN-BHXH ngày 26/6/2020, hồ sơ cần chuẩn bị:

• Mẫu TK1-TS: Điền thông tin và ghi rõ yêu cầu hợp nhất.
• Các sổ BHXH bạn còn giữ (nếu có).

Nơi nộp hồ sơ gộp sổ BHXH khác tỉnh:

• Nếu người lao động còn đang làm việc: Người lao động nộp qua công ty hiện tại.
• Nếu không làm việc: Người lao động nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc cơ quan quản lý BHXH.

Tóm lại, nếu bạn nghi ngờ mình có 2 số sổ BHXH, hãy nhanh chóng kiểm tra thông tin theo hướng dẫn trên của MISA meInvoice. Việc gộp sổ BHXH không chỉ giúp bạn quản lý quá trình đóng BHXH một cách thống nhất, mà còn đảm bảo bạn được hưởng đầy đủ các chế độ, quyền lợi khi đến tuổi nghỉ hưu, hoặc khi gặp các trường hợp cần đến sự hỗ trợ của BHXH.