Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng như thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Cùng MISA MEINVOICE tìm ra câu trả lời tại bài viết dưới đây.

 

Trước đây: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Nhưng từ ngày 12/6/2017: Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:
“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn”.

Doanh nghiệp đăng ký nhận mail tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử nhé!

1. Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Mẫu 01: Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
Mẫu 01: Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Mẫu số 2: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Mẫu số 2: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)
Mua hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE, MISA sẽ cung cấp Mẫu hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE – Sản phẩm của Công ty Cổ Phần MISA

Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE của MISA tự động thiết kế mẫu hóa đơn theo nhu cầu của Doanh nghiệp
Lưu ý:

Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu ->phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”
Chữ ký số để ký điện tử.
Hiện nay, MISA – Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu được Cơ quan Thuế chứng thực và đông đảo Khách hàng sử dụng hỗ trợ Doanh nghiệp miễn phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản và tư vấn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ Quan Thuế. Doanh nghiệp quan tâm, đăng ký nhận ưu đãi và dùng thử miễn phí phần mềm trong 7 ngày TẠI ĐÂY nhé!

2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây:

2.1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên HTTK

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)
Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên HTTK

2.2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn (Sử dụng trình duyệt Internet Explorer ). Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.
Tiếp đó, Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.
Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụngsau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục
Đăng ký nộp Thông báo phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng
Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”

Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc bạn nộp Tờ khai thuế GTGT

2.3. Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.
+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.

Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Chú ý:

– Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

– Cách kiểm tra: Truy cập vào Website tracuuhoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Như vậy là bạn đã phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng thành công. Để chắc chắn thông tin của bạn đã được cơ quan thuế chấp thuận. Sau 2 ngày bạn kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Để có hóa đơn điện tử mẫu cũng như được sử dụng hóa đơn điện tử thì Doanh nghiệp cần công cụ phần mềm hóa đơn điện tử, vì vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp phải đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm để được triển khai sử dụng.

3. MISA hỗ trợ 100% thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
MISA MEINVOICE là sản phẩm hóa đơn điện tử của phần mềm MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán, kê khai thuế, hóa đơn điện tử,… Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC,….

Thay vì phải tư chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, phần mềm MISA sẽ hỗ trợ doanh nghiệp khởi tạo mẫu hóa đơn và lập bộ hồ sơ đăng ký phát hành chỉ với vài thao tác đơn giản ngay trên phần mềm MISA MEINVOICE. Các tờ khai trên sẽ được phần mềm tạo lập tự đồng dựa trên thông tin của doanh nghiệp cung cấp và theo mẫu quy định của cơ quan thuế.

lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên MISA MEINVOICE
Ngay sau khi lập xong bộ hồ sơ, phần mềm MISA sẽ hỗ trợ doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế qua mạng. Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.htmlvà bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.

Bên cạnh đó, phần mềm MISA đồng hành cùng Cơ quan Thuế cả nước hỗ trợ Doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử như sau:

Không giới hạn số lượng người dùng
Không thu phí duy trì hàng năm
MIỄN 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm
Báo giá phần mềm hóa đơn điện tử MISA liên hệ: 0989 017 546
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, phần mềm MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE của MISA vui lòng liên hệ ĐĂNG KÝ theo form để được tư vấn.
Nguồn: MISA MEINVOICE